In Schulen bezieht sich die Aktenaufbewahrung auf die systematische Lagerung und Verwaltung von Schülerakten (Zeugnisse, Schulpsychologische Berichte, etc.), Personaldossiers und weiteren schulischen Dokumenten, die personenbezogene Daten enthalten. Diese Akten müssen sicher aufbewahrt werden, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten. Die Aufbewahrung kann physisch oder digital erfolgen Die Dauer der Aufbewahrung orientiert sich an den gesetzlichen Fristen, und nach Ablauf dieser Fristen sind die Akten ordnungsgemäss zu archivieren oder zu vernichten.

Rechtsgrundlagen

KDSG Uri, Art. 12 und 15

KV Uri Art. 12 Abs. 1 lit. c

Das Amtsgeheimnis verpflichtet alle schulischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, über die ihnen in Ausübung ihres Dienstes bekannt gewordenen Tatsachen, insbesondere über personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern, Stillschweigen zu bewahren. Diese Verpflichtung dient dem Schutz der Privatsphäre und ist grundlegend für das Vertrauen in das schulische System. Eine Verletzung des Amtsgeheimnisses kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Das Amtsgeheimnis verbietet das Weitergeben von schulischen Informationen, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit bekannt werden, es sei denn, es besteht ein gesetzlicher Rechtfertigungsgrund. Solche Gründe können beispielsweise gesetzlich vorgeschriebene Meldepflichten, Amtshilfe, die Erlaubnis der vorgesetzten Behörde oder die Zustimmung der betroffenen Person sein. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses weiter. Eine Verletzung des Amtsgeheimnisses ist strafbar[PH1] .

Fallbeispiele

• Amtsgeheimnisverletzung

Eine Lehrpersonen darf ohne rechtlichen Grundlage keine Informationen über das Verhalten eines Schülers an andere Eltern oder externe Personen weitergeben.

• Keine Amtsgeheimnisverletzung

Die Weitergabe von Informationen über das schulische Verhalten eines Schülers an das Schulsozialarbeiterin. Diese Weitergabe erfolgt im Rahmen der schulischen Zusammenarbeit und zur Unterstützung des Schülers. Sie ist durch das Amtshilfeprinzip gedeckt und somit rechtlich zulässig. In diesem Fall wird das Amtsgeheimnis gewahrt, da die Informationen nur an befugte Stellen innerhalb der Schule weitergegeben werden.

• Vertrauliche Handhabung von Disziplinarmassnahmen

Der Schulrat wird über eine schwere Disziplinarmassnahme gegen einen Schüler informiert. Diese sensiblen Informationen, die das Verhalten des Schülers und mögliche Sanktionen betreffen, werden nur intern im Schulrat diskutiert und nicht an die Öffentlichkeit oder unbeteiligte Lehrpersonen weitergegeben

• Vertraulichkeit bei der öffentlichen Ausschreibung von Bauarbeiten

Der Schulrat berät über die öffentliche Ausschreibung für den Neubau einer Turnhalle. Details zu Kosten, Baukonzept und Auswahlkriterien werden vertraulich behandelt, um den Ausschreibungsprozess fair und transparent zu halten. Die Ratsmitglieder sind verpflichtet, keine Informationen vorab weiterzugeben, um den Prozess nicht zu beeinträchtigen oder einzelne Anbieter zu bevorzugen.

Rechtsgrundlagen

StGB Art. 320

PV Uri Art. 27 (Personalverordnung)

GG Uri Art. 21 (Gemeindegesetz)

Aufbewahrungsfristen regeln die Dauer, für die personenbezogene Daten und Dokumente in Schulen aufbewahrt werden müssen, bevor sie archiviert oder vernichtet werden. Diese Fristen variieren je nach Art der Dokumente, beispielsweise Zeugnisse, Prüfungen oder schulpsychologische Berichte. Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen ist entscheidend für den Schutz personenbezogener Daten und für die ordnungsgemässe Verwaltung schulischer Unterlagen.

Spätestens nach der Übergabe der Klasse sind Personendaten grundsätzlich zurückzugeben oder zu vernichten. Dabei ist die Fristenliste des Staatsarchivs für die Aufbewahrung von Archivalien zu beachten.

Fallbeispiel

• Aufbewahrung von Prüfungen / Leistungsbeurteilungen

Prüfungen, Aufsätze und andere Leistungsbeurteilungen müssen bis zur Rechtskraft des Zeugnis aufbewahrt werden. Im Anschluss sind diese zu vernichten.

• Zeugnisse und Schulpsychologische Berichte

Zeugnisse und schulpsychologische Berichte sind während der gesamten Schulzeit eines Kindes von grosser Bedeutung. Diese Daten sind während der obligatorischen Schulzeit sicher aufzubewahren und danach gemäss der Fristenliste des Staatsarchivs zu archivieren oder zu vernichten[PH2] .

Rechtsgrundlagen

KDSG Uri, Art. 15